最近這段時(shí)間，很多管理者都在和團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)，探討四季度的業(yè)務(wù)策略、打法。
然而，很多管理者，根本開(kāi)不好一個(gè)會(huì)。
絕大多數(shù)時(shí)候，他們要么把會(huì)開(kāi)得索然無(wú)味，讓參加的人只想快點(diǎn)結(jié)束；要么把會(huì)開(kāi)得毫無(wú)效率，浪費(fèi)每個(gè)人的時(shí)間。
管理大師彼得·德魯克說(shuō)：“做有效管理者很重要的一件事是不開(kāi)無(wú)效的會(huì)議。沒(méi)有效果的會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間，開(kāi)有效的會(huì)議，主管才能創(chuàng)造效能?！?/span>
會(huì)議，是管理的放大器。能否開(kāi)好會(huì)，也是一個(gè)管理者領(lǐng)導(dǎo)力的重要體現(xiàn)。
為什么這么說(shuō)？我們聊聊這個(gè)話題。
警惕開(kāi)會(huì)的3個(gè)誤區(qū)
說(shuō)起開(kāi)會(huì)，這可是個(gè)技術(shù)活。很多管理者開(kāi)不好會(huì)，往往是陷入以下3個(gè)誤區(qū)：
第一個(gè)，臨時(shí)起意。
有些管理者突然想到一個(gè)事情，就匆忙召集大家開(kāi)會(huì)，導(dǎo)致下面的人準(zhǔn)備不足，無(wú)法深入地探討問(wèn)題，提出有價(jià)值的建議和解決方案。
舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，一個(gè)銷(xiāo)售經(jīng)理臨時(shí)起意，召集銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)討論新的市場(chǎng)策略。
銷(xiāo)售人員事先沒(méi)有準(zhǔn)備，沒(méi)有時(shí)間收集市場(chǎng)數(shù)據(jù)和分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，導(dǎo)致會(huì)議最終變成一場(chǎng)毫無(wú)頭緒的空談，無(wú)法得出有效的結(jié)論。
我在和下屬開(kāi)會(huì)的時(shí)候，一定會(huì)讓他們帶著準(zhǔn)備和思考和我開(kāi)會(huì)。
因?yàn)?，我知道，缺乏充分的?zhǔn)備和思考，就算我們?cè)跁?huì)議上得出一些結(jié)論，做出了一些決策，也是有風(fēng)險(xiǎn)的。
第二個(gè)，一會(huì)多題。
有經(jīng)驗(yàn)的管理者都知道，開(kāi)會(huì)的時(shí)候，最好一個(gè)會(huì)議，一個(gè)主題，這樣能充分討論。
但是，有些管理者很貪心，恨不得一次會(huì)議，能把遇到的問(wèn)題都解決了。
所以，可能明明是一個(gè)新產(chǎn)品研發(fā)的會(huì)議，他還要討論市場(chǎng)推廣策略，還要討論員工績(jī)效考核制度的調(diào)整策略。
結(jié)果，會(huì)議開(kāi)始后，第一個(gè)議題，大家就討論了一個(gè)小時(shí)；后面的幾個(gè)議題，時(shí)間逐漸壓縮，變成30分鐘，20分鐘，最后草草結(jié)束。
看似一個(gè)會(huì)議，解決了好幾個(gè)主題。但總有幾個(gè)主題，討論的沒(méi)有那么深刻。
因?yàn)?，參?huì)人員需要在不同的主題之間頻繁切換思維，難以集中精力深入探討某一個(gè)問(wèn)題。
第三個(gè)，唱獨(dú)角戲。
還有一些管理者是這樣的，因?yàn)槭撬约赫匍_(kāi)的會(huì)，想得比較多，就先表態(tài)，會(huì)上說(shuō)了一堆，結(jié)果下面的人也就不思考了。
要知道，如果不是通知性的會(huì)議，是需要發(fā)揚(yáng)民主精神的，要共同探討的。
如果管理者將會(huì)議變成了自己的秀場(chǎng)，一個(gè)人唱獨(dú)角戲，并且滿足于自己的滔滔不絕的演說(shuō)，卻聽(tīng)不到不同的見(jiàn)解，缺乏觀點(diǎn)的交鋒，那一定是危險(xiǎn)的。
正如彼得·德魯克所說(shuō)：“我們之所以開(kāi)會(huì)，是因?yàn)橐胪瓿赡骋豁?xiàng)具體工作，單憑一個(gè)人的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不夠，需要結(jié)合幾個(gè)人的學(xué)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)?！?/span>
一場(chǎng)有意義的會(huì)議，絕對(duì)不會(huì)是某一個(gè)人的獨(dú)角戲。
以上，就是3個(gè)開(kāi)會(huì)的常見(jiàn)的誤區(qū)。通常來(lái)講，會(huì)議的作用是用時(shí)間來(lái)傳達(dá)消息或者換取結(jié)論，但低效的會(huì)議不僅得不到應(yīng)有的效果，還會(huì)耽誤時(shí)間，影響領(lǐng)導(dǎo)力。
這樣的會(huì)議才有效
那么，怎么開(kāi)好一個(gè)會(huì)呢？這樣開(kāi)會(huì)才最有效。
1.凡是會(huì)議，必目標(biāo)明確
谷歌前CEO埃里克·施密特說(shuō)：“任何會(huì)議都應(yīng)該有它的目的，如果這個(gè)目的不明確，或者會(huì)議達(dá)不到這個(gè)目的，那么這次會(huì)議就應(yīng)該取消?！?/span>
開(kāi)會(huì)，千萬(wàn)不能為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，一定要有確定的目標(biāo)。
在開(kāi)會(huì)之前，你首先要考慮這個(gè)會(huì)議是否必要，不要臨時(shí)起意去開(kāi)一些沒(méi)有必要的會(huì)議。因?yàn)槟菚?huì)占有參會(huì)人員最為寶貴的資源——時(shí)間。
如果會(huì)議確實(shí)有必要，那你要明確會(huì)議的主題，會(huì)議是為了共創(chuàng)，還是為了確定下步打法，協(xié)同工作，還是要復(fù)盤(pán)工作。
你必須要知道為什么要開(kāi)會(huì)，要達(dá)到什么目的，這場(chǎng)會(huì)能帶來(lái)哪些價(jià)值。
然后，再確定要參加會(huì)議的人員，只邀請(qǐng)有效人員參加，不要隨意指定一些和主題完全無(wú)關(guān)的人參加會(huì)議。
既然開(kāi)會(huì)，就要對(duì)別人的時(shí)間負(fù)責(zé)。
2.凡是會(huì)議，必做好準(zhǔn)備
在開(kāi)會(huì)前，要提前準(zhǔn)備。毛主席非常重視開(kāi)會(huì)的效率，他要求：“開(kāi)會(huì)要事先通知，讓大家知道要討論什么問(wèn)題，解決什么問(wèn)題，并且早做準(zhǔn)備。”
在開(kāi)會(huì)前，你要確保大家都知道會(huì)議目標(biāo)和進(jìn)度議程，確保收集到所有會(huì)議所需的報(bào)告、課件、數(shù)據(jù)等資料，這樣參會(huì)人員會(huì)提前思考，做好準(zhǔn)備。
你自己也要提前設(shè)計(jì)問(wèn)題，通過(guò)拋問(wèn)題引發(fā)大家思考，通過(guò)拋問(wèn)題得到結(jié)論，引導(dǎo)大家從開(kāi)放的問(wèn)題到封閉的問(wèn)題，讓大家在提問(wèn)和回答的過(guò)程中產(chǎn)生真正的共識(shí)。
想要會(huì)議高效，要用超過(guò)會(huì)議的時(shí)間去做準(zhǔn)備。
3.凡是會(huì)議，必集體討論
有效的會(huì)議，不是管理者一個(gè)人的獨(dú)角戲，而是團(tuán)隊(duì)共同參與、商討的過(guò)程。
如果一場(chǎng)會(huì)議，大家都一個(gè)勁兒點(diǎn)頭，沒(méi)有反對(duì)意見(jiàn)，這肯定是不行的。這很可能意味著問(wèn)題壓根就沒(méi)被充分討論。
只有不同的聲音碰撞，才能把問(wèn)題看得更全面，找到更好的解決方案。
比如，業(yè)績(jī)上不去，大家一起找找原因，出出主意。一定要激發(fā)大家的主觀能動(dòng)性，讓大家有參與感。
作為管理者，你不要成為舞臺(tái)上的主角，而要成為搭戲臺(tái)的人。
真正優(yōu)秀的管理者，能讓每次會(huì)議都成為思想碰撞的平臺(tái)，讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)貢獻(xiàn)自己的智慧。
因?yàn)?，他知道?/span>每個(gè)參會(huì)的人都不應(yīng)該只是“傾聽(tīng)者”，而應(yīng)該是 “貢獻(xiàn)者”。
4.凡是會(huì)議，必解決問(wèn)題
毛主席說(shuō)：“有了問(wèn)題就開(kāi)會(huì)，擺到桌面上來(lái)討論，規(guī)定它幾條，問(wèn)題就解決了?！?/strong>
的確，開(kāi)會(huì)是要解決問(wèn)題的。比如9月份的目標(biāo)沒(méi)有完成，在總結(jié)之后，核心要確定10月的策略和打法。
所以，要確保參會(huì)者聚焦在行動(dòng)方案上，而不是提出問(wèn)題。那樣，問(wèn)題只會(huì)越來(lái)越多，而答案越來(lái)越少。
一定要有結(jié)論，哪怕只有階段性的結(jié)論，能達(dá)成共識(shí)就推動(dòng)問(wèn)題解決進(jìn)度。
沒(méi)有結(jié)論，解決不了問(wèn)題的會(huì)議，就是無(wú)效會(huì)議。
5.凡是會(huì)議，必跟進(jìn)落實(shí)
會(huì)議結(jié)束后，并不意味著事情就結(jié)束了。你要有跟進(jìn)的規(guī)劃、有會(huì)議記錄，有落地的措施。
對(duì)于會(huì)議中所布置的各項(xiàng)任務(wù)，你要給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這既有助于理清整場(chǎng)會(huì)議思路，也方便接下來(lái)的工作進(jìn)行。
你還應(yīng)該有相應(yīng)的會(huì)議記錄，并在會(huì)后，將會(huì)議的內(nèi)容按主次整理好，通過(guò)郵件或其他形式分發(fā)給與會(huì)者。
這樣，確保每個(gè)人都知道問(wèn)題的核心和解決思路是什么。
你也可以通過(guò)參會(huì)者對(duì)郵件的反饋，采集會(huì)議的相關(guān)信息，從而了解到這次會(huì)議達(dá)到了什么效果，有助于提高今后開(kāi)會(huì)的效率。
切記，一個(gè)會(huì)議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會(huì)后跟進(jìn)的速度和力度。
開(kāi)會(huì)不落實(shí)，一切等于零。
最后，總結(jié)一下：開(kāi)會(huì)，是管理者的一項(xiàng)重要素養(yǎng)，就像一面鏡子，能照出管理能力高低。一個(gè)人的管理能力行不行，看他開(kāi)會(huì)就知道了。
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